Aan de slag met Helloflex: Zo werkt de urenregistratie
Welkom bij ons team. We vinden het super dat je bij ons in dienst bent getreden. Om je uren en vergoedingen correct te verwerken, maken wij gebruik van het online portaal Helloflex. In deze handleiding leggen we stap voor stap uit hoe je jouw account activeert en je uren indient.
Stap 1: Je account activeren
Voordat je kunt inloggen, moet je jouw account eenmalig activeren.
- Open de activatiemail: Je hebt een persoonlijke e-mail van ons ontvangen. Klik in dit bericht op de knop Activeer.
- Beveiligingscode: Je wordt doorgestuurd naar het portaal. Je ontvangt direct een 6-cijferige code op je mobiele telefoon. Vul deze code in en klik op Controleer.
- Wachtwoord instellen: Maak een nieuw wachtwoord aan. Zorg dat dit wachtwoord voldoet aan de criteria die boven het invoerveld staan.
- Bevestigen: Typ het wachtwoord nogmaals in het onderste vak ter controle. Klik daarna op Toepassen.
- Inloggen: Je komt nu op het algemene inlogscherm. Gebruik je e-mailadres en het zojuist aangemaakte wachtwoord om in te loggen.
Stap 2: Uren en vergoedingen invoeren
Zodra je bent ingelogd, kom je op het dashboard. Aan de linkerkant zie je een menu met verschillende modules. De belangrijkste module voor jouw wekelijkse administratie is Declaraties.
- Navigatie: Klik links in het menu op Declaraties.
- Weekselectie: Controleer bovenaan de pagina of je de juiste week voor je hebt.
- Invoerscherm openen: Klik op de status Rapporteer bij de betreffende week. Je ziet nu een tabel waarin je uren kunt registreren.
- Gewerkte uren: Vul in de eerste rij van de tabel per dag het aantal gewerkte uren in.
- Overwerk: Heb je meer uren gewerkt dan je standaardcontract? Vul deze uren in op de vierde rij (overwerkuren).
- Verlof en vakantie: Heb je een vrije dag opgenomen, vul dan het aantal uren in op de rij Vakantieuren. Bij een volledige vrije dag vul je hier bijvoorbeeld 8 uur in.
- Onkosten en kilometers: In sommige gevallen kun je hier ook vergoedingen opgeven, zoals gereden kilometers. Vul het totaal aantal kilometers in de daarvoor bestemde kolom in.
Stap 3: Opslaan en indienen
Het is essentieel dat je de ingevoerde gegevens niet alleen opslaat, maar ook definitief indient.
- Opslaan: Klik linksonder op Opslaan. Je gegevens zijn nu bewaard, maar nog niet bij ons aangeleverd.
- Indienen: Klik rechtsboven op de knop Indienen.
- Standaarduren: Je krijgt de vraag of je deze invoer als standaard wilt instellen. Klik op Ja als je elke week hetzelfde rooster werkt. De uren staan dan de volgende keer alvast ingevuld. Je kunt dit later altijd handmatig wijzigen.
Let op: Dien je uren altijd direct aan het einde van je werkweek in. Alleen bij een tijdige indiening kunnen wij je salaris correct en op tijd uitbetalen.
Overige modules in het portaal
Naast je urendeclaraties vind je in het linkermenu nog andere relevante informatie:
- Gegevens: Hier kun je jouw persoonlijke informatie inzien en controleren.
- Contracten: Hier staan je actuele arbeidsovereenkomsten.
- Loonstroken: Zodra er een salarisbetaling heeft plaatsgevonden, vind je hier de specificatie. In het begin is deze map nog leeg.
- Reserveringen: Hier zie je de opbouw van onder andere je vakantiegeld en vakantiedagen.
Ondersteuning
Wij gaan ervan uit dat dit systeem voor zich spreekt en dat je hier zelfstandig mee aan de slag kunt. Mocht je toch tegen problemen aanlopen of heb je vragen over de urenregistratie, neem dan contact met ons op.
Telefoon: 0184-208200
E-mail: [email protected]